Grindstone 2 免費時間管理軟體,專案任務規劃與進度追蹤計時器 任

Laputa

在前兩天的「你在開啟電腦後會常駐執行哪些軟體與網站？我的推薦與不推薦」一文中，我提到自己會常駐開啟一個叫做「1DayLater」的網站，這個線上服務的功能是追蹤記錄各項工作的時間花費，從而我可以從報表中反省與修正自己的時間管理方式。今天我想推薦另一款免費桌面時間管理軟體：「Grindstone 2」，結合了待辦事項清單與計時器追蹤提醒，並且包含更深入的專案管理細節設定。
Grindstone 2對個人工作者來說應該是一款很強大的「免費」專案時間管理軟體，它甚至可以統計專案酬勞，讓你計算真正的時間成本。不過這部份比較專業，不是我能夠介紹的範圍。
今天這篇文章，我只想介紹「建立專案工作清單」、「追蹤每項任務時間」這兩個最基本的使用方法，而只要能上手這兩大功能，那麼Grindstone 2就已經足以充當一款優秀的時間管理工具。

• Grindstone 2：http://www.epiforge.com/Grindstone2/
• 支援Windows XP、Vista、Windows 7。需要.NetFramework 3.5，安裝Grindstone 2過程會自動偵測安裝。

Grindstone是指「砂輪、磨石」的意思，有句俗諺說「put one's nose to the grindstone」，就是說要人埋頭苦幹。而當你面對複雜、龐大的工作時，一款像是Grindstone 2的時間管理軟體就可以幫你做好有條理的規劃與記錄。
我們利用Grindstone 2事先把專案工作的每一項子任務排定好時程，這樣一來我們就不會漏掉重要細節，也能隨時知道哪些工作已經完成或尚未完成。
接著我們在執行任務的當下，透過Grindstone 2進行時間記錄，這樣一來我們就能清楚知道完成每一項任務所花費的時間（如果你的工作是以時計費的話，這對你來說就很重要），我們可以把花費時間與預估完成時間比對，從而知道適時調整工作的速度或方法。
下面我就用最簡單入手的方法，介紹Grindstone 2如何完成上述的建立工作清單、追蹤任務時間功能。


建立「專案－子任務」清單：
01.
首先下載並安裝Grindstone 2，接著我們先建立一個基礎的思維，那就是「專案（Profile）－子任務（Tasks）」的層級關係，例如我有「Firefox 4系列文章寫作」、「購物網站規劃」這兩個專案，而在「Firefox 4系列文章寫作」底下就會有各個單篇文章寫作的子任務，可能還會有必須進行的相關測試的子任務。
開啟Grindstone 2後，我可以透過上方功能列的【Profile】－【Create new profile】來建立一個新的專案，最簡單的就是只要輸入新專案的名稱即可。


02.
接著在軟體上方的「profile」欄位中切換到剛剛新增的專案，然後在這個專案底下新增子任務了。
新增子任務的方式也很簡單，只要點擊功能列的【Tasks】－【Create task】，就能在清單中新增任務。


03.
在新增子任務的設定畫面中，先填入任務名稱，接著的「Estimate」欄位是讓你事先預估任務所需完成時數，而「Due」是填入開始日期，「Complete」是填入完成日期。最後這個「Complete」指得是你真的把任務完成的那一天（而不是預計哪一天完成），所以請最後完成任務後再回來填寫。
透過新增子任務，其實Grindstone 2就是一個「待辦事項」工具，我們可以把任何瑣事、要事，或是工作每個環節需要完成的事，都在這裡仔細記錄與規劃。


04.
回到軟體主介面，在上半部欄位可以看到所有新增的待辦事項，這時候我建議利用主介面右上方的〔columns〕來新增一些欄位檢視資料，這會更有利於我們的工作安排。
例如勾選【Due】就能在清單中直接看到每個任務預計開始的時間，這提醒我們是不是應該開始做這項任務了？而勾選【Estimate】就能看到任務執行所需時間，假如現在剛好有半個小時空檔，是不是可以趕快從中找出30分鐘內能完成的任務來執行？

• 記錄追蹤工作時間：

01.
建立好專案、子任務清單後，當然必須開始執行。
當我們準備執行某個子任務時，請先點選這個任務（不是在前面的方塊打勾，而是反白選擇該項目即可），然後在軟體最下方可以看到計時器的啟動按鈕列。
這排計時器按鈕，依序是開始計時、停止計時、倒數計時，和手動加入時間的功能。如果你忘記自動計時，也還是能透過手動方式來添加執行時間。


02.
按下綠色的自動開始計時按鈕後，就會彈出一個「置頂」的桌面計時器，隨時提醒你目前已經進行了多少時間。
我們可以在計時器按下停止按鈕，這時候會先暫停計時，但還能再次繼續計時，而如果第二次按下停止計時按鈕，就會關閉計時器，並把這次的計時結果記錄到子任務下方。
透過計時器簡單的紀錄每項子任務的時間花費，假如這項子任務要花很多次來完成，也可以透過每次計時後加總該任務的花費時數。


03.
除了基本的工作計時功能外，Grindstone 2也內建了「Egg Timer」的倒數計時器，倒數計時器主要是為了提醒用戶重要的時間。
例如再過三小時就要出門和客戶報告，這時候就可以利用Egg Timer來倒數計時並事實發出提醒。

• 檢視檢討專案工作進度：

01.
透過上面的建立工作清單、追蹤工作時間，我們的Grindstone 2上就記錄了自己完整的工作過程，這些記錄就是自我工作檢討的最好材料。
在Grindstone 2軟體右下方可以看到時間區段的選項，例如我們可以直接選擇「This month」，就能看到這個月所有執行的工作，以及這些工作總共花費了多少時間。這只是很簡單的過濾，但已經能整理出不少有用的資訊。


02.
另外透過Grindstone 2上方功能列的【Reports】功能，就能直接統計出各種報表，例如下圖中就是一份我在執行「Firefox 4系列文章寫作」專案過程的報告，很簡單也很清楚的列出我執行每次寫作的時間花費等資料。


03.
而對於已經完成的子任務，我們就能在Grindstone 2上直接勾選子任務前的方塊，這樣該項子任務就會被「劃掉」，並記下劃掉當時的時間，這樣一來也可以幫助管理目前的工作進度。

• 小結：

Grindstone 2還有很多進階的功能細節，但這篇文章無法講到那麼細，然而即使只是從這篇文章談到的單純工作清單、時間記錄功能來看，Grindstone 2也已經是一款很有用的時間管理軟體，推薦給大家嘗試看看。