[轉貼] 跨部門合作 公平互惠為先

Laputa

走在一家公司的長廊裡，我發現兩邊牆壁上掛滿了各式各樣的海報，上面寫著，「TEAM: Together Everyone Achieves More，（團結就是力量）」，「團隊協作讓一切變得可能」…。
       
我問身邊的夥伴，「你們的老闆一定很重視跨團隊合作的想法。貼了這麼多振奮人心的格言，令人印象深刻…。」「是啊。只是講白點，張貼的愈多，就代表需求愈高，並且愈缺乏、愈做不到，不然幹嘛要花費寶貴的資源一直提醒大家？在我們這裡各組織照顧好自家的利益才是最重要的。跨部門協作是敵不過本位主義的。」夥伴有些氣餒地表示。
我不禁想起了自己的經歷。

當年為了提升服務客戶的品質，增加客戶的貼著度及下單量，公司高層要求客服及業務部門根據特定客戶的策略及目標，協調生產、品保、行銷、研發等部門一起合作、投入資源以達成滿足客戶需求使命。

雖然在專案一開始時有同仁指出，各部門的權利義務、獎懲比例並沒有被定義得很清楚，日後恐怕會有紛爭。

但是在講求時效，並且以公司整體利益為考量的原則下，這個疑慮就被大家給擱置了。

然而，就當大家努力把任務完成，在一年後達成目標並開始論功行賞時，問題浮現了。

由於之前並沒有明文規定並取得一致的共識要如何分配獲得的獎勵，當初擔任召集者的客服及營業部門就決定他們應該擔任分配的角色，並且將獎勵的六成以上留給自己的部門。

這個想法當然引起了其他部門的不滿。

在經過多方角力後，整個過程是在相互指責、感覺不平的互信缺乏中匆匆地結束，沒有一個部門對分配的結果感到滿意。

自此之後，想要在公司中再推動其他跨部門協作的專案，就不是那麼容易的一件事了。

事後，在別家公司擔任高階主管的朋友向我反應，怎麼大家的私心都那麼重、本位主義那麼強？為什麼不能各退一步互相犧牲一些呢？

我當時半開玩笑地說，如果真的可行，那麼他的部門有把大部分的功勞都讓給和他合作的其他部門嗎？還有，以後我們朋友聚會時他可不可以多犧牲一點，永遠由他買單？我們一定會感激不盡的。他聽了笑著搖搖頭，不置可否。

其實，要求員工無條件的因公忘私、捨己利人是許多主管或企業主的理想，但卻是不切實際、違反人性的。事實上，對所有的付出我們都希望有所回報，不論是物質還是精神層面的。

所以，在工作中談論跨部門合作，必須要用符合人性的做法才能克服現實面的阻礙。而運用分享互惠的雙贏原則來創造一個公平、互信、合作的工作氛圍，則是打下協作基礎的必要關鍵。

這其中有幾件事情是必須做到的。為了創造一個協作的環境，我們必須做到幾件事。

包括要有一位跨部門的共同主管來擔任負責人及仲裁者的角色、目標需要所有參與者的了解與認可、所有的權利責任與角色比重都要事先取得共識、部門間相互尊重的互動模式必須建立、所有的獎懲約定都要公正地確實執行，以及要有一位專案主管的代理人處理平日協調與追蹤的庶務。

互惠式的協作主要是為了在符合需求下，創造一個相對公平、可以持續運作下去的正向互動。它是組織領導在消弭團隊壁壘、激發綜效時，必須時常放在心中的。

（作者是資深企業顧問）

【經濟日報/邢憲生/20140910】